Jahresendspurt im Projekt
Projektabschluss- und Abrechnungscheck
Offene Leistungen klären. Abrechnungen vorbereiten. Projekte kaufmännisch sauber abschließen.
Zum Jahresende zeigt sich, ob Projektstand, Verträge, Rechnungen und Buchhaltung wirklich zusammenpassen. Leistungen wurden erbracht, aber noch nicht abgerechnet. Nachträge wurden vereinbart, aber nicht vollständig berücksichtigt. Auf der Lieferantenseite stimmen Vertragswert, Rechnungen, Zahlungen und verbleibendes Obligo nicht mehr überein.
Mit dem Projektabschluss- und Abrechnungscheck bringe ich Struktur in diese offenen Sachverhalte. Ich verbinde Vertrag, Leistungsstand, Nachweise, Rechnungen, Zahlungen und kaufmännische Projektdaten zu einem belastbaren Gesamtbild und zeige, was abgerechnet, geklärt, dokumentiert oder weiterverfolgt werden muss.
Welche Situation möchten Sie klären?
Welche Leistungen können noch abgerechnet werden und was steht der Rechnungsstellung oder Zahlung entgegen?
Ich prüfe projektbezogen, ob erbrachte Leistungen vollständig und vertragsgerecht abgerechnet wurden. Dabei betrachte ich nicht nur vorhandene Rechnungen, sondern auch Zahlungsmeilensteine, Nachträge, Leistungsnachweise, Abnahmen, Einbehalte, Anzahlungen und offene Klärungspunkte.
Typische Fragestellungen sind:
- Welche Leistungen wurden bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet?
- Welche Zahlungsmeilensteine sind erreicht?
- Welche Nachweise, Abnahmen oder Freigaben fehlen?
- Wurden Nachträge und zusätzliche Leistungen vollständig berücksichtigt?
- Sind Anzahlungen, Einbehalte und Gutschriften richtig verrechnet?
- Warum wurde eine Rechnung noch nicht bezahlt?
- Welche Schritte sind erforderlich, um eine Schlussrechnung vorzubereiten oder das Projekt kaufmännisch abzuschließen?
Auf Wunsch unterstütze ich auch bei der weiteren Umsetzung, beispielsweise durch:
- Erstellung ausstehender Rechnungsentwürfe und Rechnungsanlagen
- Entwürfe für noch erforderliche Vereinbarungen
- Vorbereitung von Korrespondenz und Klärungsgesprächen
- Entwicklung einer Verhandlungsstrategie
- Vorbereitung oder Begleitung von Gesprächen mit dem Kunden
- Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
Die Bearbeitung ist in deutscher oder englischer Vertragssprache möglich.
Ergebnis
Sie erhalten abhängig von der Aufgabenstellung:
- eine strukturierte Übersicht der offenen Abrechnungspositionen
- den Status von Rechnungen, Zahlungen und Zahlungsmeilensteinen
- eine Liste fehlender Nachweise und Vereinbarungen
- eine Trennung zwischen unstrittigen und strittigen Positionen
- eine nachvollziehbare Darstellung noch erforderlicher Klärungen
- einen Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten
- gegebenenfalls strukturierte und aufbereitete Projektunterlagen
- einen Ergebnisbericht als Grundlage für Projektleitung, Controlling und Rechnungswesen
Preis
Ab 790 Euro netto pro Projekt
Weitere vergleichbare Projekte können ab 540 Euro netto pro Projekt bearbeitet werden.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Angebot. Maßgeblich sind insbesondere Umfang, Komplexität und Aufbereitungsstand der Unterlagen.
Passen Vertragswert, Leistungsstand, Rechnungen, Zahlungen und verbleibendes Obligo zusammen?
Auf der Lieferantenseite können unklare Vertragsstände, nicht berücksichtigte Nachträge, offene Schlussrechnungen oder veraltete Bestellpositionen zu einem falschen Bild führen. Ich prüfe den kaufmännischen Stand eines Lieferantenvertrags oder Gewerks und strukturiere die offenen Positionen.
Typische Fragestellungen sind:
- Wie hat sich der ursprüngliche Bestellwert entwickelt?
- Welche Nachträge wurden vereinbart?
- Welche Leistungen wurden erbracht?
- Welche Rechnungen wurden gestellt und welche Zahlungen geleistet?
- Welche Leistungen und Rechnungen sind noch zu erwarten?
- Sind Einbehalte, Sicherheiten und Gewährleistungspositionen berücksichtigt?
- Gibt es ungeklärte Mehrkosten oder strittige Nachträge?
- Können Bestellpositionen geschlossen oder reduziert werden?
Auf Wunsch unterstütze ich auch bei der weiteren Umsetzung, beispielsweise durch:
- Entwürfe für noch erforderliche Vereinbarungen
- Vorbereitung von Korrespondenz und Klärungsgesprächen
- Entwicklung einer Verhandlungsstrategie
- Vorbereitung oder Begleitung von Gesprächen mit dem Lieferanten
- Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
Die Bearbeitung ist in deutscher oder englischer Vertragssprache möglich.
Ergebnis
Sie erhalten abhängig von der Aufgabenstellung:
- eine nachvollziehbare Entwicklung des Vertrags- oder Bestellwerts
- eine Übersicht über Rechnungen und Zahlungen
- eine strukturierte Darstellung des verbleibenden Obligos
- eine Übersicht über offene Leistungen und erwartete Schlussrechnungen
- eine Aufstellung ungeklärter Nachträge, Mehrkosten und Vertragspositionen
- eine Liste fehlender Unterlagen, Freigaben und Entscheidungen
- einen Maßnahmenplan für die weitere Klärung oder den kaufmännischen Vertragsabschluss
Preis
Ab 590 Euro netto pro Vertrag/Gewerk
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Angebot. Maßgeblich sind insbesondere Umfang, Komplexität und Aufbereitungsstand der Unterlagen.
So läuft die Zusammenarbeit ab
1
Kostenloses Erstgespräch
In einem Gespräch von bis zu 45 Minuten klären wir:
- die konkrete Ausgangssituation
- den gewünschten Leistungsumfang
- die vorhandenen Unterlagen
- die Dringlichkeit und Zielsetzung
Im Anschluss erhalten Sie ein verbindliches Festpreisangebot oder einen Vorschlag für die Abrechnung nach Aufwand.
2
Projekt- oder Vertragsübergabe
In einem etwa 30-minütigen Termin erläutert ein Projektverantwortlicher:
- das Projekt beziehungsweise den Vertrag
- den Leistungs- und Abrechnungsstand
- bekannte Besonderheiten und Streitpunkte
- die vorhandene Dokumentation
- relevante Ansprechpartner und Ablagestrukturen
Anschließend werden die vereinbarten Unterlagen übermittelt.
3
Sichtung und Klärungstermin
Nach einer ersten Sichtung der Unterlagen findet ein fachlicher Review von bis zu 90 Minuten statt.
Dieser Termin dient insbesondere dazu:
- offene Fragen zu klären
- fehlende Unterlagen zu identifizieren
- unterschiedliche Informationsstände zusammenzuführen
- Abweichungen und Widersprüche zu hinterfragen
- Verantwortlichkeiten und weitere Ansprechpartner festzulegen
4
Analyse und Aufbereitung
Ich analysiere die vorhandenen Unterlagen, strukturiere die offenen Sachverhalte und bereite die vereinbarten Ergebnisse auf.
Falls Unterlagen neu sortiert oder zusammengeführt werden müssen, erhalten Sie diese strukturiert zurück.
5
Ergebnisbericht und Maßnahmenplan
Der Ergebnisbericht dokumentiert:
- den festgestellten kaufmännischen Stand
- offene Abrechnungs-, Zahlungs- oder Obligopositionen
- fehlende Unterlagen und Nachweise
- bestehende Widersprüche oder Klärungspunkte
- empfohlene Maßnahmen
- Verantwortlichkeiten und nächste Schritte
6
Ergebnisbesprechung
In einem Termin von bis zu 60 Minuten erläutere ich die Ergebnisse und beantworte Ihre Rückfragen.
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Digitale Werkzeuge und KI können die Sichtung, Strukturierung und Aufbereitung von Unterlagen unterstützen. Sie können Daten vergleichen, Abweichungen sichtbar machen und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
Entscheidend bleibt jedoch die fachliche Steuerung des gesamten Klärungsprozesses:
- Welche Unterlagen und Vertragsstände sind maßgeblich?
- Ist die Datengrundlage vollständig und belastbar?
- Welche Fragen müssen gestellt werden?
- Stimmen Vertrag, Leistungsstand und gelebte Projektpraxis überein?
- Welche Auswirkungen haben offene Positionen auf Forecast, Forderungen, Obligo oder Jahresabschluss?
- Welche Klärung ist mit Projektleitung, Technik, Einkauf, Buchhaltung oder Vertragspartnern erforderlich?
- Welche Maßnahmen sind wirtschaftlich sinnvoll und praktisch umsetzbar?
Wer die kaufmännischen und vertraglichen Zusammenhänge nicht selbst versteht, kann auch ein überzeugend formuliertes KI-Ergebnis nicht zuverlässig auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen.
Sie erhalten deshalb weder ungeprüften KI-Output noch rein manuelle Fleißarbeit. Sie erhalten eine fachlich gesteuerte Analyse mit nachvollziehbarer Datengrundlage, kritischer Qualitätskontrolle und konkreten Handlungsempfehlungen.
KI wird von mir nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers eingesetzt. Dabei gelten folgende Grundsätze:
- Anonymisierung der verwendeten Informationen
- Beschränkung auf die erforderlichen Daten
- Fachliche und redaktionelle Prüfung und Überarbeitung aller verwendeten Ergebnisse
Der Einsatz digitaler Werkzeuge dient der Unterstützung einzelner Arbeitsschritte. Analyse, Bewertung, Qualitätssicherung und Empfehlungen bleiben meine Aufgabe.
Das Angebot richtet sich insbesondere an:
- Unternehmen mit projektorientiertem Geschäft
- Maschinen- und Anlagenbauer
- Unternehmen der Energiebranche
- Projektentwickler
- Ingenieur- und Planungsbüros
- technische Dienstleister
- kleinere und mittlere Unternehmen ohne eigene Senior-Ressource für Commercial Project Management
- Unternehmen mit kurzfristigem Unterstützungsbedarf vor Jahres- oder Quartalsabschluss
- Projektleitungen, Controlling und Rechnungswesen mit widersprüchlichen Informationsständen
Nein, der Check ist insbesondere sinnvoll
- vor dem Jahres- oder Quartalsabschluss
- vor einer Schlussrechnung
- vor einer Projektübergabe oder einem Projektabschluss
- bei offenen oder überfälligen Forderungen
- bei unübersichtlichen Vertrags- und Nachtragsständen
- bei nicht mehr nachvollziehbarem Bestellobligo
- bei strittigen Mehrkosten oder Zusatzleistungen
- bei fehlenden Leistungs- oder Abrechnungsnachweisen
- bei Differenzen zwischen Projektleitung, Controlling und Rechnungswesen
- vor einer Kunden- oder Lieferantenverhandlung
Fachliche Abgrenzung
Der Projektabschluss- und Abrechnungscheck umfasst die kaufmännische Analyse, Strukturierung, Plausibilisierung und Aufbereitung projektbezogener Sachverhalte. Er ersetzt keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder technische Begutachtung. Die offenen Fragen werden von mir so strukturiert, dass sie gezielt durch die zuständigen internen oder externen Fachpersonen geklärt werden können. Je früher offene Abrechnungs-, Zahlungs- und Obligopositionen transparent werden, desto mehr Zeit bleibt für eine geordnete Klärung.
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, ob der Projektabschluss- und Abrechnungscheck zu Ihrer Situation passt und welcher Leistungsumfang sinnvoll ist.