Projektcontrolling

Projektcontrolling wird häufig auf Zahlen, Berichte und Tabellen reduziert. Dabei sind Zahlen nur ein Mittel zum Zweck.

Gutes Projektcontrolling schafft Transparenz. Es hilft dabei, Projekte wirtschaftlich zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Projektcontrolling ist nicht nur etwas für Großprojekte

Tatsächlich profitieren auch Selbstständige, kleine Unternehmen und Projektteams von einem strukturierten Überblick über ihre Projekte. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto wichtiger wird häufig jede einzelne Entscheidung.

Je nach Unternehmen und Projektstruktur können unterschiedliche Themen im Fokus stehen:

• Projektkalkulationen
• Budgetüberwachung
• Forecasts und Ergebnisprognosen
• Projektbewertung und Bilanzierung
• Projektzeiterfassung
• Soll-Ist-Vergleiche
• Liquiditätsbetrachtungen
• Reporting

Die konkrete Ausgestaltung hängt immer vom Unternehmen, der Branche und der Projektlandschaft ab.

Gute Excel-Tabellen sind oft wichtiger als teure Software

Für viele Unternehmen reichen standardisierte und sauber aufgebaute Vorlagen bereits aus, um deutlich bessere Entscheidungen treffen zu können. Eine gute Excel-Lösung kann häufig mehr bewirken als eine komplexe Software, die nicht verstanden oder nicht genutzt wird.

Gleichzeitig endet Projektcontrolling nicht bei Excel. Wenn Prozesse wachsen oder Anforderungen komplexer werden, können zusätzliche Systeme, Automatisierungen oder integrierte Softwarelösungen sinnvoll sein. 

Bei aller Technik sind aber vor allem die internen Schnittstellen zwischen den Fachbereichen von entscheidender Bedeutung. Besonders wichtig sind die Schnittstellen zu:

• Projektleitung
• Buchhaltung
• Controlling
• Geschäftsführung
• Commercial Project Management
• Steuerberatern
• Wirtschaftsprüfern

Je besser diese Bereiche zusammenarbeiten, desto höher wird die Qualität der Daten und der daraus abgeleiteten Entscheidungen.

Projektcontrolling als Führungsinstrument

Projektcontrolling soll nicht kontrollieren, sondern Entscheidungen ermöglichen:

• Verdienen wir mit diesem Projekt Geld?
• Wo entstehen Abweichungen?
• Welche Entwicklung ist in den kommenden Monaten zu erwarten?
• Welche Projekte sind besonders profitabel?
• Wo bestehen Risiken?
• Welche Maßnahmen sind erforderlich?

Je früher diese Fragen beantwortet werden können, desto größer wird der Handlungsspielraum.

Meine Erfahrung

In meiner beruflichen Laufbahn habe ich Projektcontrolling in sehr unterschiedlichen Ausprägungen kennengelernt. Von einfachen Projektkalkulationen und Nachkalkulationen bis hin zu komplexen internationalen Projekten mit umfangreichen Bilanzierungs-, Bewertungs- und Reporting-Anforderungen. 

Dabei hat sich immer wieder gezeigt: Nicht die Menge an Kennzahlen entscheidet über den Erfolg, sondern die Fähigkeit, aus den vorhandenen Zahlen die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen.

Mein Angebot

Ich unterstütze Unternehmen dabei,

• Projektcontrolling aufzubauen oder weiterzuentwickeln,
• aussagekräftige Kalkulations- und Reportingstrukturen zu entwickeln,
• Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren,
• Prozesse zu standardisieren,
• die Zusammenarbeit zwischen Projektteams, Buchhaltung und Controlling zu verbessern,
• Projektleiter für kaufmännische Fragestellungen zu sensibilisieren.